Voici 10 bonnes habitudes pour travailler avec vos emails

Qui n’a jamais eu peur d’ouvrir sa boîte email le lundi matin… ? Entre les emails publicitaires, les emails sans importances, les emails transféré d’emails transférés … on peut vite s’y perdre et passer à côte des emails importants !

Voici donc quelques petites astuces qui vous permettront d’y voir un peu plus clair et de gagner du temps, ainsi que pour votre entourage ou votre équipe ! Commençons nous même par utiliser ces bonnes pratiques et transmettons les à nos contacts 🙂

1. Ne mettez pas en copie les personnes qui ne sont pas concernées directement par le sujet.

Tenir informer une personne et la mettre en copie de mail n’est pas la même chose et porte à confusion. La personne en copie ne sait généralement pas ce qu’elle doit faire de cet email et souvent… le supprime !!!

2. N’utilisez pas le bouton « répondre à tous » de façon systématique.

Vous ne faites souvent que polluer les boîtes emails de vos contacts et une réponse à un email ne doit pas nécessairement devenir un groupe de discussion !

3. Utilisez le bon sujet de mail.

Le sujet d’un email est hyper important. Souvent il arrive de faire un recherche sur base justement des sujets de mail. Quoi de plus énervant d’avoir donc des emails dont le sujet n’a plus rien à voir avec le contenu !

4. N’utilisez pas les CAPITALES.

Votre email n’arrivera pas plus vite avec des majuscules et ne sera pas mis en « urgent » dans la boîte email de votre contact ! Si vous souhaitez marquer l’urgence, utiliser les priorités de mails. De plus, utiliser des capitales s’apparente à CRIER et sera mal considéré dans une conversation.

5. Priorisez vos réponses.

Tous les emails n’ont pas besoin d’être suivi immédiatement d’une réponse. Classez vos emails, répondez y en temps voulu et stocker l’information de cet email par la suite si nécessaire.

6. N’écrivez pas un roman.

Vos contenus n’ont souvent pas besoin de faire 10 pages. Restez KISS (heep it short and simple) ! Soyez concis, explicite et facilitez la compréhension de vos emails en expliquant ce que vous attendez de votre contact. Vous lui ferez gagner du temps et il en sera content !

7. N’Utilisez pas l’email pour tous.

Certaines interactions ne peuvent pas se faire correctement par email. Soit parce que cela demande une approche plus humaine, soit parce que l’outil email lui même n’est pas adapté. Prenez donc le temps de réfléchir si l’email est le moyen de communication adapté à votre intention et vos objectifs.

8. N’Utilisez pas l’email pour tous.

On ne manage pas une équipe par email ! Même si l’email peut servir de support de communication formidable, la délégation de responsabilité, le suivi de projet, le partage d’informations ne peuvent se faire correctement par email. Le face to face est de loin préférable !

9. Ranger et filtrer vos emails.

Le saviez vous, vous pouvez créer des dossiers dans vos boîtes emails et créer des filtres pour ranger automatiquement vos emails reçus dans vos dossier ! Fini donc la boîte de réception avec 3542 mails dont 781 non lus !

10. Utilisez les outils adaptés pour gérer vos projets.

L’email n’est pas un outil miracle de communication. D’autres outils seront souvent bien mieux adaptés pour répondre à vos besoins. Il suffit de changer un tout petit peu vos habitudes 🙂 Par exemple, un outil de communication inter entreprise : www.wetoo.be